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word办公软件中脚注和尾注的处理技巧

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尾注–参考文献

论文引用的参考文献一般用尾注。插入参考文章引用的方法如下:

1.光标移到要插入参考文献的地方,菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2.对话框中选择“尾注”,编号方式选“自动编号”,所在位置建议选“节的结尾”(一般论文只有一节)。

3.如“自动编号”后不是阿拉伯数字,选右下角的“选项”,在编号格式中选中阿拉伯数字。

4.确定后在该处就插入了一个上标“ 1”,而光标自动跳到文章最后,前面就是一个上标“1”,这就是输入第一个参考文献的地方。

5.将文章最后的上标“1”的格式改成正常(记住是改格式,而不是将它删掉重新输入,否则参考文献以后就是移动的位置,这个序号也不会变),再在它后面输入所插入的参考文献(格式按杂志要求来慢慢输,好像没有什么办法简化)。

6.对着参考文献前面的“1”双击,光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方,可以继续写文章了。

7.在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注,就会出现一个“2”(Word已经自动为你排序了),继续输入所要插入的参考文献。

删除第一篇参考文献前的横线

所有文献都引用完后,你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到),如果参考文献跨页了,在跨页的地方还有一条长横线,这些线无法选中,也无法删除。这是尾注的标志,但一般科技论文格式中都不能有这样的线,所以一定要把它们删除。

1.切换到普通视图,菜单中“视图”——“脚注”,这时最下方出现了尾注的编辑栏。

2.在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”,这时那条短横线出现了,选中它,删除。

3.再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”,这是那条长横线出现了,选中它,删除。

4.切换回到页面视图,参考文献插入已经完成了。这时,无论文章如何改动,参考文献都会自动地排好序了。如果删除了,后面的参考文献也会自动消失,绝不出错。

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重复引用的参考文献的处理

如果同一个参考文献两处被引用,只能在前一个引用的地方插入尾注,不能同时都插入,否则改动文章后,后插入的参考文献的编号不会自动改动。

1.单击要插入对注释的引用的位置。

2.单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3.在“引用类型”框中,单击“脚注”或“尾注”。

4.在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中,单击要引用的注释。

5.单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6.单击“插入”按钮,然后单击“关闭”按钮。

注意:Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释,Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号,请连同周围的文字一起选定,然后按 F9 键更新域。

插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位,输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位,比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符,居中制表位就可以设在20字符处。

我的公式编号用SEQ域输入,从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式,在最开始插入一个新的,那么这100个公式的编号都要加1。如果手工修改会非常耗体,而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。

参考文献用尾注,也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式,按Ctrl+’+’可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。

图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距,我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。

Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格,让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几,用“表格”菜单的“公式”即可,不需用Excel来做。

对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用,“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接,而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。

关于自动生成目录

所有的章节标题都用样式,并且用多级项目符号列表。好处是标题编号(第几章、第几节)可以自动生成,可以在文档结构图(“视图”菜单)中浏览,可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位,还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能,所有样式都自己选。

图片和表格的处理

图片和表格做成嵌入式的,这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐表格段落格式选“段中不分页”,这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。

正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行,但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段(鼠标三击可以选定段)。每次要输入公式的时候,点到前一个包含公式的段,用格式刷复制即可(“格式”工具栏里有)。

将尾注编号改为带[ ]的方法

很多期刊要求参考文献为带方括号的格式,比如[1],[2]等,如果编号只有数字,可以用查找替换的方法来给编号加上方括号,具体做法为:查找: ^e 替换为:[^&],建议文章修订好后再做这一步,否则新插入的引用还是没有方括号。

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